Inbox 0 : la méthode pour gérer vos emails efficacement et y passer 10 fois moins de temps

Ta boîte mail est devenue un gouffre à temps ?

Tu te retrouves chaque jour enseveli sous une tonne de mails que tu dois traiter ?

Pas de panique !

Tu n’es pas seul.

La boîte mail est l’ennemi n°1 de l’efficacité pour beaucoup de personnes.

Aujourd’hui, je vais te montrer comment reprendre le contrôle.

Et comment arrêter de passer des heures chaque semaine (ou jour) à gérer tes mails.

Comment ?

Grâce à la méthode inbox 0.

L’objectif de cette méthode est très simple :

Chaque soir tu ne dois plus avoir un seul mail dans ton inbox (= boîte de réception).

Voici à quoi ça ressemble dans l’application Spark :

Ça te paraît peut-être impossible là tout de suite.

Mais tu vas voir qu’en mettant en place les différentes étapes que je vais te montrer, tu vas pouvoir y arriver sans difficultés.

On commence tout de suite avec la première étape !

1. Nettoyer, balayer…

La première étape pour avoir une boîte mail toute propre ?

C’est évidemment de trier les mails que tu as accumulés ces derniers jours / semaines / mois.

Ce que tu veux ?

C’est n’avoir plus AUCUN mail dans ta boîte ! (Et faire en sorte que ça reste comme ça.)

Voici comment faire :

1. Te désabonner de toutes les newsletters qui ne t’intéressent pas (ou plus)

Que ce soit celles auxquelles tu t’es abonné il y a plusieurs mois, mais que tu n’ouvres même plus, car le sujet ne t’intéresse plus.

Ou ce site sur lequel tu as acheté un cadeau pour ta nièce, et qui maintenant te harcèle de pub…

Pour faire ça, t’as juste à cliquer sur « se désinscrire » en bas de chaque email dont tu ne veux plus.

Ok, maintenant que tu as fait en sorte de limiter le nombre d’emails que tu vas recevoir chaque jour, faisons le ménage dans ceux que tu as déjà.

2. Traiter, archiver ou supprimer

Avec les emails que tu gardes, tu as 3 options :

1. Supprimer les spams ou emails non importants

2. Archiver ceux contenant une information utile

3. Traiter (répondre, sauvegarder les documents, etc.) ceux qui nécessitent une action de ta part

Si tu en as vraiment beaucoup, tu peux prendre une journée ou une demi-journée pour t’en occuper.

Concernant l’archivage :

Beaucoup de personnes utilisent des dossiers.

Un dossier pour l’administratif.

Un autre pour les factures.

Etc.

Personnellement, j’utilise très peu de dossiers. Simplement parce que ça prend du temps de classer ses mails un par un.

En plus de ça, le champ « recherche » fonctionne généralement très bien. Je retrouve donc toujours facilement ce que je cherche.

Le seul cas dans lequel créer un dossier peut être intéressant, c’est si tu as des papiers dont tu as besoin régulièrement et facilement (ex : papiers administratifs).

2. Vous ne passerez pas !

Ok.

Tu as fait le tri, c’est génial !

(Ça fait un bien fou non ?)

Maintenant ce que tu veux c’est que ta boîte mail reste comme ça.

Pour ça, tu t’es déjà désinscrit d’une grande partie des newsletters. Tu devrais donc déjà recevoir beaucoup moins d’emails chaque jour.

Mais il en reste peut-être quelques-unes que tu prends plaisir à lire. Celles-là, tu ne veux donc pas les supprimer.

Ce que tu peux faire pour les garder sans qu’elles ne viennent te distraire, c’est leur créer un dossier particulier.

Moi je l’ai appelé « à lire plus tard » (et c’est le seul dossier que j’utilise).

Dedans je mets les quelques newsletters des personnes qui m’intéressent vraiment. Je les lis quand j’ai un moment (plutôt que d’aller sur les réseaux sociaux par exemple).

Mais tu peux aller encore plus loin.

En utilisant des filtres qui auront pour rôle de mettre automatiquement ces emails dans ce dossier. Sans que tu aies à faire quoi que ce soit.

Le mieux avec les filtres ?

C’est que tu ne verras plus ces mails lorsque tu ouvriras ta boîte mail. Ils ne te distrairont plus, ne te pollueront plus lorsque tu travailles.

Tu pourras donc aller les lire volontairement, quand tu as du temps et l’envie de le faire.

Le seul moyen d’y accéder, tu l’as compris, c’est donc d’ouvrir ton dossier.

Voici à quoi ça ressemble sur Gmail :

Pour créer une nouvelle règle, tu vas dans :

Setting > Filters and blocked addresses > Create a new filter

3. Créer des modèles

Un modèle, ou template, est un email pré-conçu que tu pourras choisir au moment d’envoyer un mail.

Il ne te restera alors plus qu’à compléter les trous pour personnaliser le message.

C’est très utile quand tu dois souvent répéter la même chose.

(Comme dans le cadre d’un support client par exemple.)

Utiliser des modèles peut te faire gagner un temps fou !

4. No distractions

Voici la partie la plus importante. 

Changer les configurations de ton adresse email ne suffit pas. 

Il faut aussi que tu changes tes habitudes.

La plus dangereuse de toutes (que tu as probablement) :

Checker tes emails à longueur de journée. 

Le simple fait de recevoir moins d’emails va t’aider à aller moins souvent faire un tour dans ton application. 

Parce que tu vas vite te rendre compte qu’il ne se passe plus grand-chose. 

Mais ce n’est généralement pas suffisant pour supprimer cette mauvaise habitude. 

Voici ce que je te conseille (très fortement) :

Te fixer un nombre de fois limite où tu pourras checker tes emails. 

Ainsi que les horaires auxquels tu le feras. 

Le mieux étant de le faire qu’une fois par jour. Par exemple, en fin de journée lorsque tu as fini de travailler, tu prends 15 ou 30 minutes pour gérer tous tes emails. 

Si ça te semble trop peu pour toi, tu peux le faire 3 fois par jour. 

Le matin avant de commencer à travailler.

Le midi.

Et le soir. 

Je sais ce que tu te dis : 

« Mais les gens ont l’habitude que je leur réponde instantanément, ils vont m’en vouloir si je ne le fais plus. »

C’est ce qu’on pense oui. 

Généralement à tort. 

En réalité, personne ne t’oblige à répondre tout de suite à tes emails. Personne n’attend de toi que tu répondes dans les minutes. 

C’est toi qui te mets cette pression, cette obligation tout seul. 

(À moins que tu aies un poste qui demande de gérer les urgences.)

Mettre ça en place va te permettre d’améliorer ta capacité de concentration progressivement. 

Tu seras plus focus sur ce que tu fais.

Et tu le resteras plus longtemps. 

Résultat : 

Tu arrêteras de perdre du temps inutilement à rafraîchir ta messagerie sans arrêt.

Tu seras (beaucoup) plus efficace.

Et ton esprit pourra plus se reposer. 

(C’est fatigant pour lui de sans cesse changer de tâche.) 

Ah, autre chose essentielle :

Si tu veux être vraiment efficace, supprime les notifications de tes emails !! 

Si vraiment il y a une urgence, les gens t’appelleront…

(Ou au moins active le mode « ne pas déranger » quand tu travailles.)

Comment changer ton habitude

Le plus dur finalement, ça va être de changer ton habitude de checker tes emails sans cesse. 

Voici quelques conseils pour passer cette phase compliquée :

1/ Utiliser « temps d’écran »

Temps d’écran est une fonctionnalité des appareils Apple (iPhone, iPad, Mac). Mais je pense qu’il existe quelque chose de similaire sur Android ou Windows. 

Tu as plusieurs moyens d’utiliser temps d’écran pour diminuer le temps que tu passes dans ta boîte mail. 

Soit tu bloques carrément ton application de mail à des heures précises (Exemple : de 8h à 15h). 

Tu ne pourras donc plus du tout y accéder (à moins d’appuyer sur « … »).

Temps d’écran limite

Sinon tu peux aussi définir un temps maximum d’utilisation (Exemple : 30 minutes / jour). 

Passé cette limite, ton application se bloquera et un message apparaîtra pour te signaler que tu as consommé tout ton temps pour aujourd’hui. 

2/ Utiliser l’extension chrome Adios

Adios est une extension pour navigateur qui récupère tes emails seulement 3 fois par jour. 

Je ne l’utilise pas personnellement, mais ça peut être une bonne solution. 

5. Reporté, délivré !

C’est la fin de ta journée de travail. 

Tu ouvres ta messagerie et tu vois 5 nouveaux mails. 

Tu en traites 3 rapidement et tu en supprimes 1.

Problème : 

Il te reste alors 1 que tu ne peux (ou ne veux) pas traiter tout de suite.

Tu fais quoi ? 

Tu le laisses là ?

Le problème si tu fais ça c’est qu’il va rester dans ta tête. 

Si tu ne peux traiter ce mail que dans une semaine, pendant 7 jours, tu vas le voir à chaque fois que tu ouvriras ton application.

Ce que tu peux faire pour éviter ça :

Reporter. 

En choisissant de reporter le mail à une date et à une heure précise, il va disparaître de ton inbox. 

Et revenir au moment précis où tu l’as choisi.

C’est pas génial… ?!

Sur la plupart des boîtes mail, cette fonctionnalité s’appelle « snooze ». 

Voici à quoi ça ressemble sur Spark :

Snooze spark

Voilà pour ce petit tuto ! 

J’espère qu’il te sera utile et te permettra de passer moins de temps sur les écrans, et plus de temps à vraiment profiter de la vie 🙂

Laura